Takaisin asiakastarinoihin

Uudistuksilla ja integroinnilla selkeyttä myyntiprosesseihin

 

Turvakolmio Group on suomalainen turvatekniikkaan erikoistunut yritys. Se tuottaa, toimittaa ja ylläpitää kattavia turvatekniikan palveluja kaikkein vaativimpiinkin asiakasympäristöihin. Koska heidän turvatekninen tarjontansa on laaja kattaen kaiken suunnittelusta asennukseen, käyttöönotoista huoltoihin sekä päivittäiseen ylläpitoon, vaaditaan myös CRM:ltä tehokkaita ja helppokäyttöisiä työkaluja monipuolisten myyntiprosessien ylläpitoon.

Koko Pipedrive-projektin tavoitteena oli sekä uudistaa että selkeyttää Turvakolmiolla jo ennestään käytössä ollutta Pipedrivea. Pipedrive haluttiin myös integroida Adminetin toiminnanohjausjärjestelmän kanssa, jossa ostetulle työlle tehdään tuotannon tilauspyyntöjä. 

Haasteet: Miksi projektiin lähdettiin?

Kuten aina uuden projektin alussa, tutustuttiin aivan ensimmäiseksi Turvakolmion omaan Pipedriveen ja sinne rakennettuihin työnkulkuihin. Pipedrive olikin jo ennen projektin alkua Turvakolmiolla monipuolisessa käytössä. Kuitenkin parhaiden käytäntöjen puuttuessa käytännön tehokkuus ja raportoinnin tarkkuus ei ollut parhaimmalla mahdollisella tasolla.

Selkeyden ja johdonmukaisuuden hallinta onkin varsin yleinen haaste useilla Pipedrive-käyttäjillä. Myyntiputkien rakentaminen on moninaista ja samaan putkeen pyritään lisäämään koko asiakkuuden ajan vaiheet. Monella jää myös tarjousvaiheen diilit roikkumaan putkelle, jos niihin ei olla asiakkaan puolelta enää palattu. Yhtenäisten pelisääntöjen avulla saadaan selkeys sille, kuka on kaupan yhteyshenkilö tai että kuinka erilaisia tietokenttiä hyödynnetään.

Omana haasteenaan Turvakolmiolla oli se, että loppuasiakas (eli kohde, jossa työt tehdään) on eri, kuin tilaaja ja laskun maksaja. Tämä toi ymmärrettävästi osaltaan epäselvyyttä siihen, miten nämä merkitään myyntiputkelle.

” Pipessä oli liikaa asioita ja oli otettu käyttöön ilman että oli meille tehty sopivaksi."

Ratkaisu: Millä toimilla haasteet voitettiin?

Kartoituksen jälkeen päädyttiin rakentamaan kokonaan uusi putki vanhan jäädessä omiin oloihinsa. Tärkeimpiä uudistuskohteita vanhaan nähden oli:

  • Uuteen myyntiputkeen sisällytettiin vain ja ainoastaan pelkkä myyntivaihe. Tämä tarkoittaa sitä, että uusi putki päättyy aina tarjouksen hyväksymiseen/hylkäämiseen. Näin raportointi nimenomaan myyntivaiheesta onnistuu parhaiten ja esimerkiksi kaupan läpimenoaikaa on mahdollista mitata. Tällöin myös myynnin ja projektien ennustaminen helpottuu.

  • Uuteen putkeen tuotiin lisää tarjousvaiheita. Turvakolmion omasta aloitteesta myyntiprosessiin tuotiin kokonaan uusi osa, tarjouksen validointi. Erilaisten aktiviteettien ja automaatioiden avulla luotiin selkeä työnkulku, jossa jokaisen tarjousprosessin osapuoli (tarjouksen tekijä ja tarjouksen tarkastaja) tietävät aina, mitä tehdä ja missä vaiheessa. Prosessia voi myös seurata suoraan Pipedrivesta, minne kaikki tarvittava tieto asiakkuuteen liittyen tallentuu, mukaan lukien esimerkiksi tarjouksen tarkastajan kommentit ja muutosehdotukset. 

  • Myös urakkatarjouksille luotiin oma automaattinen työnkulkunsa, sillä niiden laskenta ja käsittely eroaa selvästi Turvakolmion normaalista myyntiprosessista. Urakkatarjoukset hyppäävät putken alusta suoraan tarjouksen laskenta- ja tarkastusprosessiin.

  • Selkeä tietorakenne kaupoille. Helpottamaan aiemmin epäselvää asiakas-/tilaajarakennetta tehtiin yhteinen päätös, että asiakkaaksi merkitään aina tilaaja. Työn kohteelle luotiin myös oma kenttänsä, jotta kaupalta saa aina helposti selville sen kohteen. Myös laskutettavalle organisaatiolle lisättiin oma kenttänsä erikseen. Näin saatiin yhtenäinen käytäntö ja selkeys kenttien täyttämiseen.

  • Pakotettujen kenttien avulla helpotettiin asiakkaiden tietojen täyttämistä Pipedriveen, jolloin yhteinen linja pysyy riippumatta tietojen kirjaajasta. Tällä varmistetaan myös se, että kaikki asiakkaaseen liittyvät tiedot liikkuvat eteenpäin myös tuotantoon, ja koko prosessi sujuu tehokkaimmalla mahdollisella tavalla.

  • Tunnisteiden avulla kauppoja voi merkitä ja suodattaa tarpeen mukaan: High priority, medium priority ja low priority. Tämä helpottaa myyjien priorisointia niihin tapauksiin, jotka tarvitsevat eniten huomiota putken missäkin vaiheessa.


"Johdonmukaisesti menty eteenpäin, mennyt tosi hyvin. Zimplen päässä oltu kärsivällisiä ja viety asiaa järjestelmällisesti eteenpäin.”

Adminet-integraatio

Yritykset tarvitsevat eri tehtäviin eri järjestelmiäkin, aivan kuten Turvakolmiokin. Työtä päätettiin osaltaan tehostaa yhdistämällä CRM ja ERP toisiinsa niin, että tieto kulkee CRM:stä ERP:iin vaivattomammin. Turvakolmiolla käytössä oleva Adminet on kotimainen rakentamisen, talotekniikan ja teollisuuden automatisoiduin toiminnanohjausjärjestelmä.  

Pipedriven myyntiputkella oleva kauppa voidaan putken lopuksi siirtää suoraan erillisellä komennolla Adminetiin. Kun aiemmin käytiin erillisellä nettisivulla täyttämässä tarvittavat tiedot lomakkeelle, uivat ne nyt suoraan Pipedrivesta Adminetiin. Pipedrivesta näkee myös suoraan, onko kauppa jo siirretty Adminetiin vai ei.

Lopuksi koulutus

Jotta vahva pohjatyö ei mene hukkaan, on hyvä varmistaa, että kaikki osaavat myös käyttää uusia putkia ja tietokenttiä. Kun kaikilla on tiedossa yhtenäiset tavat toimia ja parhaimmat vinkit tehokkaaseen kehittämiseen myös jatkossa, pysyy myyntiprosessi selkänä myös jatkossa.

Takaisin asiakastarinoihin