Takaisin blogiin

Pipedriven käyttöönotto – vältä sudenkuopat!

Pipedrive on siitä helppo CRM, että sen voi kuka tahansa ladata netistä, maksaa luottokortilla ja alkaa käyttää välittömästi. Käyttöönoton voi tehdä täysin itsenäisesti eikä siihen kevyimmillään mene kymmentä minuuttia pidempään.

Miksi emme kuitenkaan suosittele kymmenen minuutin käyttöönottoa? Koska yleensä se tarkoittaa tuskailua myöhemmin. Jos käyttöönottovaiheeseen ei panosta vähän aikaa ja vaivaa, jää järjestelmästä saamatta merkittäviä tehoja. CRM:n tapauksessa käy helposti niin, että tiedot rakentuvat sekavasti, niistä ei ole erityisemmin hyötyä ja lukujen raportoitavuus on heikkoa. Et siis saa irti CRM:stä sitä, missä se on parhaimmillaan: asiakkaan palvelukokemuksen parantamisessa tiedon tallentamisen, jakamisen ja raportoimisen kautta.

Meillä Zimplellä on kymmenien projektien kokemus Pipedriven käyttöönotosta ja vanhojen ympäristöjen freesauksesta. Kokemus on tuonut meille hyvää perspektiiviä siihen, mitä käyttöönotossa kannattaa ja ei kannata tehdä, jotta Pipedrivesta saa parhaan hyödyn irti. Tässäpä aiheesta meidän ajatuksiamme.

Perustukset kuntoon

On houkuttelevaa ottaa heti kaikki hienot ominaisuudet ja työkalut käyttöön ja lähteä katsomaan, mitä niillä saa aikaiseksi. Kokemus on kuitenkin osoittanut, että siten katoaa fokus ja lähdetään kikkailemaan heikoille jäille. 

Tärkeintä on ihan ensimmäisenä kunnolla selvittää prosessi, mitä Pipedrivella halutaan hallita. Pipedriven perustukset ovat myyntiprosessi, tietorakenne (eli mitä tietoja kirjataan tietokenttiin, milloin ja mihin) sekä työnkulut (miten myyntihankkeet etenevät prosessissa, miten ne siirtyvät tuotantoon, mitä automaatioita ja aktiviteetteja tarvitaan).

Nämä on saatava kuntoon ennen kuin lähdemme miettimäänkään muuta. Jos myyntiputkea ja tietokenttiä ei tehdä huolella ja erityisesti suunnitelmallisesti, olet pulassa myöhemmin. Prosessien, vastuiden ja kerättävien tietojen hahmottamisen perusteella saat sorvattua järjestelmän juuri tiimillesi sopivaksi. Mistä pääsemmekin seuraavaan aiheeseen:

Järjestelmän pitää palvella sinua, ei toisin päin

Minkä tahansa CRM:n pitää tukea sinun prosessiasi ja tarpeitasi. Ei ole järkevää muokata työskentelytapoja työkalun tarpeisiin, vaan tehdä työkalusta sellainen, että sinä pääset omiin tavoitteisiisi sen avulla. 

Tässä mielessä Pipedrive onkin erinomainen järjestelmä: se on taipuisa ja ketterä, eikä sen muokkaaminen vaadi kummoisiakaan ATK-taitoja. Mutta ketteryydessäkin on huonot puolensa. Jos ei Pipedriven kanssa toimi suunnitelmallisesti ja johdonmukaisesti, siinä oleva tieto saattaa mennä sekavaksi. 

Perustusten eli prosessin ja tietorakenteen tulee olla tukevat, niin vältymme sinkoilemasta jokaisen mieliteon perässä. Sinkoilun lopputuloksena on yleensä vain sekava ympäristö, jota käyttäjä ei koe mielekkääksi käyttää. Se johtaa siihen, ettei tietoja kirjata, mikä puolestaan tarkoittaa, ettei niihin vähäisiinkään tietoihin voi luottaa. 

Mieti tarkkaan, mikä on ehdottoman tärkeää ja mitä ilman ette voi elää – ja mikä taas on ”olis kiva” -osastoa. Siirry kiva lisä -osastolle vasta, kun elintärkeät ovat kunnossa, muuten tulee kerralla rysäytettyä liikaa, käyttäjät eivät erota oikeasti tärkeää epätärkeästä, kokevat homman työlääksi ja pahimmillaan koko järjestelmä jää käyttämättä.

Käyttöönoton johtotähtenä pitäisikin olla ”kerralla oikein” – suunnitellaan huolella sellainen ympäristö, joka palvelee käyttäjää eikä päinvastoin.

Lue lisää Zimppelistä käyttöönotosta ja miten käyttöönottoprojekti sujuu kanssamme.

Opettele käyttämään järjestelmää

On yksi asia, jota parhainkaan käyttöönottoasiantuntija ei voi tehdä käyttäjän puolesta: käytön opetteleminen. Pipedrive ei ole vaikea käyttää - käytettävyydeltään se on enemminkin parhaasta päästä - mutta jokaisen järjestelmän kanssa pitää päästä tutuiksi ja ymmärtää sen sisäinen logiikka. Jos yrityksen jokainen käyttäjä käyttää päivän tai kaksi siihen, että keksii itsekseen mitä järjestelmästä löytyy, hukataan huomattava määrä resursseja. 

Sama koskee pääkäyttäjää, joka usein on itse myyntijohtoa. Itsenäinen tutustuminen ohjeisiin, käytön harjoittelu, parhaiden työtapojen löytäminen, työnkulkujen opetteleminen ja sen jälkeen luominen, erilaisten määritysten ja niiden tärkeyden pohdiskelu… Käyttöönottoon kuluu helposti paljon aikaa – etkä silti voi olla varma, oletko jättänyt jotain huomioimatta. 

Ei ole lainkaan huono idea ottaa avuksi kumppani, joka osaa kertoa sinulle, mihin kannattaa kiinnittää huomiota välittömästi ja mitä voit miettiä myöhemminkin – ja joka kouluttaa niin pääkäyttäjän kuin peruskäyttäjätkin järjestelmän saloihin niin, että käyttö on tehokasta heti ensimmäisestä päivästä lähtien.

Raportointi mahdollistaa analysoinnin ja tulevan suunnittelun

Kun perustukset ovat kunnossa, tietorakenne kohdillaan ja käyttäjät koulutettu käyttämään järjestelmää siten kuin se on suunniteltu, voidaan jonkin ajan kuluttua kerätä hedelmät. Tässä tapauksessa ne ovat raportit, jotka kertovat sinulle täsmälleen, mitä teillä myydään, missä ajassa, kuka sitä myy ja kenelle – ja mikä vielä tärkeämpää, saat tietää myös mitä teillä EI myydä, mistä syystä ja missä prosessin vaiheessa keissit hävitään. Tätä ei usein exceleistä tai erpeistä saada selville, mutta pullonkaulat tunnistamalla voidaan kehittää myyntiä. 

Kun Pipedrivea käytetään oikein, myös raportointi on helppoa ja antaa elintärkeää tietoa myyntisi tilasta ja jopa realistisia ennusteita tulevasta. Ja muuten - raportoinnissakin pääsee paremmin liikkeelle kokeneemman opastuksella.

Yhteenvetona

Käyttöönoton tekninen helppous ei tarkoita sitä, että sitä kannattaa tehdä hutiloiden. Huolelliset määrittelyt ja juuri omiin tarpeisiin muokattu ympäristö on ainoa tapa varmistaa, että työkalun käyttö on hyödyllistä ja motivoivaa myös myyjille ja näkyy loppujen lopuksi parempana kokemuksena asiakkaalle. Kokeneen kumppanin avulla pääset heti oikealle ladulle ja löydät helpommin ne tavat toimia, joilla niin myyjät kuin myyntijohtokin on tyytyväisempi. 

Parhaimmillaan CRM ei olekaan pelkästään myyntiä hyödyttävä työkalu, vaan siihen kerääntyy huomaamatta kultaakin kalliimpaa tietoa asiakkaista myös esimerkiksi markkinoinnin ja tuotannon tarpeisiin. Käyttöönotossa pitää siis keksiä juuri jokaiselle yritykselle ja toimialalle sopivat käytännöt ja työnkulut, ja saada järjestelmä toimimaan niiden mukaisesti. Tästä meillä on kokemusta monilta eri toimialoita. Jos epäröit käyttöönoton kanssa, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä. Katsotaan, miten saataisiin teilläkin Pipedrive tanssimaan juuri teidän pillin tahtiin!

 

Varaa aika keskustelulle