Takaisin blogiin

Mitä ottaa huomioon myyntiputken vaiheita määritellessä?

Mitä ottaa huomioon, kun määrittelee myyntiputken vaiheita Pipedriveen?

Pipedrivessa myyntiputkinäkymän tarkoituksena on kannustaa myyjiä tekemään tarvittavia toimenpiteitä, joiden myötä kaupat siirtyvät lähemmäs niiden päättämistä. Tavoitteena on tarjota koko myyntitiimille ajantasainen yleisnäkymä kauppojen määristä, arvoista ja odotettavissa olevista päätöksistä.

Myyntiputken vaiheistuksia kannattaa lähestyä sen perusteella, mitä asioita myyntiorganisaatiossa halutaan seurata ja mitata. Suositeltavaa on välttää liian yksityiskohtaista, mutta toisaalta myös liian laveaa vaiheiden nimeämistä. Käytännössä vaikka soitot, tapaamiset, viestittelyt ja muut vastaavat ovat vaiheina sellaisia, joiden läpi yksittäinen myyntihanke saattaa juosta jopa saman päivän aikana. Niiden seurantaan onkin hyvä käyttää siihen tarkoitettuja aktiviteettityyppejä. Toisaalta taas tarjousvaihe, josta ei aina suoraan pysty sanomaan ollaanko tarjousta vasta tekemässä vai onko tarjous jo toimitettu tai jopa esitelty asiakkaalle, voi jättää liikaa tulkinnanvaraa.

Myyntiputkeen, kuten kaikkiin muihin CRM:n tehtäviin määrityksiin, kannattaa osallistaa myyjiä tai muita asiakasrajapinnassa työskenteleviä henkilöitä ja asioita on myös hyvä kirjata yhdessä muistiin. Tätä varten olemme julkaisseet Pipedrive-pelikirjan, jonka avulla voitte sopia teille olennaisista ja tärkeistä pelisäännöistä CRM:n käyttöön liittyen. Pipedrive-pelikirjan saatte ladattua täältä.

Kuvastaako myyntiputki myyjän vai asiakkaan prosessia?

Perinteisesti myyntivaiheet muodostetaan siitä näkökulmasta, mitä myyjä on jo tehnyt, kuten "Tarvekartoitus tehty", "Tapaaminen sovittu", "Tarjous toimitettu". Nämä tuovat ainakin selkeästi esiin sen, missä elinkaaren vaiheessa myyntihanke on menossa. Näiden perusteella pystytään myös ennakoimaan, mitä seuraavaksi on tapahtumassa. Toisaalta tämä saattaa jättää arvailun varaan sen, mitä asioita asiakas on jo tehnyt ennen kuin ollaan päästy kartoittamaan ja tarjoamaan ratkaisua, esimerkiksi kuinka paljon asiakas on tehnyt omatoimista taustatyötä ennen kuin hän suostuu kuuntelemaan myyjää tai asiantuntijaa.

Vaihtoehtona myyjälähtöiselle vaiheistukselle on muodostaa vaiheet asiakkaan ostokäyttäytymisen perusteella, kuten "Asiakas kiinnostunut", "Tarve kartoitettu" ja "Tarjousten vertailu". Jotta vaiheiden määrittely onnistuu asiakkaan näkökulmasta katsottuna, pitää myynnissä olla hyvin tiedostettuna, miten asiakkaat ostavat, miten päätöksiä yleensä tehdään ja mitkä asiat ostopäätökseen vaikuttavat. Tärkeää on huomioida myös se, mitä toimenpiteitä asiakkaan puolella on mahdollisesti jo tehty, jotta ollaan edes päästy kiinni mahdolliseen kiinnostukseen. Näin ollen koko myyntiprosessi voidaan mallintaa vasta, kun asiakkaan ostopolku tunnetaan riittävän hyvin.

Määritä putkelle selkeästi mistä kauppa alkaa

Näemme säännöllisesti myyntiputkia, joissa myyntihankkeilla ei ole selkeää alkamis- tai päättymisajankohtaa. Tyypillisesti putkella ensimmäisenä on liidi- tai prospektivaihe, johon lisätään eri tavoin tunnistettuja, potentiaalisia asiakkaita. Tämä ei ole ongelma, jos liideille on määritelty selkeästi, miten niitä lähdetään edistämään ja pelisäännöt ovat kaikille selvät. Useasti kuitenkin näkee, että putkelle listatut liidit ovat jääneet roikkumaan, eivätkä syystä tai toisesta ole edenneet myyntiputkella. Tämä tekee putken yleisnäkymästä sekavan ja toisaalta taas vääristää raportointia esimerkiksi kauppojen läpimenojen osalta. 

Mikäli tunnistatte, että myyntiputkellanne olevat liidit eivät etene ja niitä on alkanut ajan saatossa kasaantua, kannattaa liidien käsittely siirtää Pipedriven Liidit-osioon. Liidit-osio on niin sanottu myyjän työlista, josta on helppo käydä liidejä läpi ja tarvittaessa muuntaa ne kaupoiksi myyntiputkelle. Kaikki liideistä kerätyt tiedot ja tehdyt aktiviteetit siirtyvät mukana kaupalle. Lisäksi liideistä on mahdollista muodostaa konversioraportteja eli seurantaa siitä, kuinka paljon niitä on muunnettu kaupoiksi tarkasteltavalla seurantajaksolla.

Myynnin jälkeiset prosessit omalle putkelle

Vastaavasti myyntiputken loppupäähän on taas saatettu vaiheistaa kaupan jälkeisiä tapahtumia, kuten projektin käynnistys tai laskutukseen siirto. Vaikka asiakkaalta olisi siis saatu päätös ja kauppa on valmis klousattavaksi, ei kauppaa siitä huolimatta ole kirjattu voitetuksi tai hävityksi. Näin toimittaessa kaupalle ei saada selkeää päätöspäivää, ja esimerkiksi raporteille on vaikeaa saada tulevaisuuden näkymää tai ennustetta päättyvistä kaupoista.

Edellä kuvattuja, myynnin jälkeisiä tapahtumia on mahdollista ja tietyissä tilanteissa jopa suotavaa seurata Pipedrivessa. Myynnin jälkeisille toiminnoille on kuitenkin parempi muodostaa oma putkinäkymä. Siirto varsinaiselta myyntiputkelta seuraavalle putkelle saadaan kätevästi onnistumaan Pipedriven omilla automaatioilla. Esimerkiksi voitettu kauppa kopioituu aina automaattisesti projektiputkelle, jossa se jatkaa elämäänsä, ja näin saadaan selkeästi eroteltua raporteille tilastot voitetuista kaupoista, mutta myös käynnistyneistä projekteista.  

Kannattaa siis määritellä selkeästi myyntiputkelle vaihe, jolloin kauppa viimeistään klousataan. Vaiheen voi nimetä esimerkiksi "Allekirjoituksessa", "Tilaus" tai "Kaupan päättäminen". Oli vaiheen nimi mikä tahansa, on joka tapauksessa hyvä sopia pelisäännöt sille, mitä pitää tapahtua ja mitä pitää olla tehtynä, jolloin kauppa hävitään tai sen saa voittaa. Riittääkö voittamiseen, että asiakas on antanut suullisen hyväksynnän vai halutaanko asiakkaalta aina kirjallinen sopimus tai vahvistus kaupasta? Kaupan häviäminen saattaa vaikuttaa itsestään selvältä, mutta tiedetäänkö teidän myyntitiimissänne, missä vaiheessa kauppa viimeistään kuuluu hävitä? Kuinka monta kertaa asiakas voi olla vastaamatta soittoyrityksiin tai reagoimatta viesteihin ennen kuin kauppa kirjataan menetetyksi?     

Häviäminen on yhtä tärkeää kuin voittaminen

Myyjät ovat helposti liian optimistisia omien kauppojensa suhteen. Kauppojen häviäminen tuntuu usein henkilökohtaiselta epäonnistumiselta, minkä vuoksi sitä pelätään ja oletettua päättämispäivää siirretään kuukausi kerrallaan eteenpäin. Me jopa suosittelemme myyjiä reilusti häviämään kauppoja, ja tähän on useita hyviä perusteluita:

  • Hävittyyn kauppaan on aina mahdollista palata ja tarvittaessa avata se uudelleen. Myyjä voi jatkaa keskustelua siitä, mihin asiakkaan kanssa on häviämisen hetkellä jääty, eikä kaikkia toimenpiteitä tarvitse aloittaa alusta.
  • Kun Pipedriveen on listattu esimääritettyjä menettämisen syitä ja niitä myös käytetään kauppojen häviämisen yhteydessä, aletaan saada arvokasta tietoa ja ymmärrystä siitä, miksi ja missä vaiheessa kauppoja hävitään. Mikäli esimerkiksi häviätte toistuvasti tarjouksenne hinnalla, on hyvä pohtia, viestittekö hinnoittelunne asiakkaille oikein.
  • Markkinointitoimenpiteiden kohdistaminen: Mikäli kaupan häviämisen syyksi on esimerkiksi kirjattu jonkin ominaisuuden puuttuminen tarjottavasta ratkaisusta ja myöhemmin puuttuva ominaisuus on saatu lisättyä, voitte tämän perusteella kohdistaa markkinointitoimenpiteitä kaikille niille, jotka ovat jättäneet ostamatta kyseisen puutteen vuoksi.
  • Putkinäkymä pysyy siistinä, eikä anneta itselle tai myyntijohdolle turhia lupauksia asioista, jotka eivät tule toteutumaan.
  • Joskus on hyvä aloittaa puhtaalta pöydältä. Kun kauppa merkitään hävityksi, voidaan asiaan palata taas myöhemmin ja viritellä keskustelua uudelleen tai vaikka antaa tällä kertaa kollegalle mahdollisuus. Asiaan palaamista helpottaa, kun luo Pipedriveen automaation, jossa hävityn kaupan jälkeen Pipedrive luo automaattisen aktiviteetin, joka muistuttaa palaamaan asiaan sopivan ajan kuluttua.

Myyntiputken selkeä jaottelu tekee yleisnäkymän siistimmäksi, ja tämä taas auttaa myyjää keskittymään niihin kaikkein tärkeimpiin kauppoihin. Raportoinnin laatu tulee paremmaksi ja todennäköisesti myynnistä saadaan totuudenmukaisempaa dataa esimerkiksi siitä, kuinka paljon kauppoja on aloitettu, voitettu tai menetetty, miten kaupat edistyvät putkella, kuinka kauan yhden kaupan läpimenoon kuluu keskimäärin aikaa ja niin edelleen. Nämä asiat eivät toteudu itsestään tai niin, että "näin vain on määrätty". Sopikaa siis myyntitiiminne kanssa yhdessä Pipedrive-pelikirjan avulla niistä pelisäännöistä, joita tulette noudattamaan CRM-kirjaustenne osalta. 

Pyrkikää yksinkertaisuuteen ja rohkeasti oman näköisen myyntiputken tekemiseen

Lopuksi on hyvä muistaa, että kannattaa lähteä liikkeelle perusasioista, eikä ole yhtä oikeaa tapaa rakentaa myynnin vaiheita. Jopa saman toimialan sisällä voidaan haluta seurata erilaisia asioita, joten ei kannata miettiä liikaa, miten muissa myyntiorganisaatioissa myyntiputki on toteutettu. Tehkää siit' siis rohkeasti oman näköisenne! Tilanteet ja myynnin tarpeet muuttuvat ajan saatossa, ja voitte mahdollisesti haluta tulevaisuudessa seurata erilaisia asioita kuin mitä nyt määrittelyvaiheessa on ajateltu. Pipedrive onkin siitä kiitollinen järjestelmä, että sitä on mahdollista muokata teidän myyntinne toimintaan sopivaksi. Myyntiorganisaation ei tarvitse taipua järjestelmän vaatimuksiin, vaan järjestelmä taipuu myyntinne vaatimuksiin.