Takaisin blogiin

Ehdota aikoja -toiminnolla eroon kalenteribingosta

Eroon kalenteribingosta Pipedriven Ehdota aikoja (Propose Times) -toiminnon avulla.

Pipedriven yksi piilotetuin, mutta hyvin käytännöllinen ominaisuus on Ehdota aikoja -toiminto. Toiminnon avulla asiakas saa varattua hänelle parhaiten sopivan ajan suoraan kalenteristasi silloin, kun hän itse haluaa.

Ehdota aikoja on käytössä kaikille käyttäjille, kaikilla lisenssitasoilla ja jokainen käyttäjä pystyy itse hallinnoimaan toimintoa omalta Pipedrive-tililtään. Toimintoon on mahdollista määritellä useita eri pituisia tapaamisia, esimerkiksi 15 minuutin puhelinaika, 30 minuutin esittelytapaaminen, 60 minuutin demotapaaminen tai koko päivän kestävä työpaja. Essential- ja Advanced-lisenssitasoilla voi kuitenkin olla kerrallaan aktiivisena ainoastaan yksi varauskalenteri.

Tapaamisaikoja pääset määrittelemään mm. Pipedriven Aktiviteetti-osiosta kohdasta Ehdota aikoja.


Myös vasemmalla olevan tumman palkin alimmaisesta kolmesta pisteestä klikkaamalla pääset samaan toimintoon.

Oletuksena pudotusvalikosta löytyy yhden tunnin mittainen, Kokous-niminen tavoitettavuusaika. Voit joko lähteä muokkaamaan tätä tai aloittaa tekemään kokonaan uutta valitsemalla kohdan Hallitse tavoitettavuutta. Tarvittaessa on myös mahdollista luoda vain yksittäistä tapahtumaa varten oma tavoitettavuusaika kohdasta Valitse ajat. 

Jokaiselle viikonpäivälle voidaan määrittää eri pituisia tavoitettavuusaikoja. Jos sinulla on esimerkiksi mahdollisuus antaa kalenteristasi 30 minuutin esittelytapaamisia vain tietyille päiville, voit valita siihen tarkoitetut päivät ja vastaavasti poistaa ajat niiltä päiviltä, jolloin et halua antaa kalenteristasi aikoja kyseisille tapaamisille. Vaihtoehtoisesti, jos kalenteristasi saa varata kyseisiä aikoja kaikkina arkipäivinä, voit asettaa yhdelle päivälle työajat kohdalleen ja kopioida sen sellaisenaan muille päiville. Kalenterisynkronoinnin ansioista järjestelmä osaa blokata kalenterissa jo olevat varaukset pois näkyviltä.

Puskuri- ja aika-asetuksista saat asetettua tapaamisten väliin minimissään 15 minuutin siirtymäajan ennen seuraavan kalenterivarauksen alkamista. Lisäksi kutsuva henkilö voi valita, alkavatko tapaamiset aina tasatunnein, puolen tunnin vai vartin välein.

Kun kaikki aika-asetukset ovat asetettu kohdilleen, kokouksen tietoihin jatkamalla pääset vielä muokkaamaan osallistujalle näkyvää saatetta.

 

Vasemmalla puolella näkyvät tiedot tulevat näkyviin ajan varaajalle. Huomaa, että kokouksen tietoihin saat lisättyä myös suoraan videopuhelulinkin asentamalla videopuheluintegraation. Pudotusvalikosta löytyvät valmiina Teams-, Zoom- ja Google Meet -integraatiot.

Oikealla olevat tiedot tulevat näkyviin Pipedriveen sinulle sekä muille Pipedrive-käyttäjille. Voit valita minkä tyyppisenä aktiviteettina tapahtuma tallentuu Pipedriveen ja voit myös kirjata keltaisella olevaan huomautuskenttään sisäisiä muistiinpanoja tapahtumaan liittyen.

Tämän jälkeen tavoitettavuusaika on valmis ja voit jakaa kalenterivarauslinkkiä sähköpostiviestissä, lisätä sen oletuksena sähköpostin allekirjoitukseen tai upottaa yrityksen sivuille esimerkiksi myyjien yhteystietoihin.

 

Lopputuloksena näkymä kokouksen varaajalle on seuraavanlainen:

 

Lopuksi on vielä hyvä huomioida toiminnallisuuden edellyttävän kalenterin sekä sähköpostin synkronoimista Pipedriveen. Kalenterin olisi hyvä olla synkronoituna kaksisuuntaisena, jotta kaikki kalenterissa olevat aktiviteetit tulevat huomioiduiksi. Mikäli käytössänne ovat Essential-lisenssit tai sähköpostia ei muuten ole synkronoitu, Ehdota aikoja -välilehti tulee näkyviin Pipedrivessa minkä tahansa sopimuksen, yhteyshenkilön tai organisaation tietonäkymään Aktiviteetti-välilehden viereen.