Takaisin blogiin

CRM vai ERP: Kumpi on yritykselle sopivampi?

Kun yritys kasvaa, lisääntyy myös hallinnoitavan tiedon määrä. CRM- ja ERP-ohjelmistojen kaltaiset tiedonhallintajärjestelmät auttavat paitsi keräämään tietoa, myös ymmärtämään ja hyödyntämään sitä. Kolmikirjaimiset lyhenteet eivät kuitenkaan kerro järjestelmistä ja niiden ominaisuuksista juuri mitään, joten tässä kirjoituksessa käymme läpi eroja kahden järjestelmäratkaisun välillä: CRM:n (eli Customer Relationship Managementin) sekä ERP:n (eli Enterprise Resource Planningin).

Osa teistä varmasti miettiikin tässä vaiheessa, että onko tällaisesta aiheesta kirjoittamisessa edes mitään järkeä. ERP on ERP ja CRM on CRM. Haastamme kuitenkin kokeneemmankin bisnesnikkarin lukemaan blogin loppuun. Kirjoitus sopii myös sinulle, joka pohdit jomman kumman järjestelmän käyttöönottoa. Jos haluat tutustua CRM:ään ja datavetoiseen myyntiin enemmän, suosittelemme sinua aloittamaan lukemisen täältä (linkki 6 yleisintä kysymystä CRM:stä…).

CRM:ssä ja ERP:ssa on keskenään paljon päällekkäisyyksiä ja joissakin tapauksissa voikin olla haastavaa päättää, kumpi järjestelmätyyppi sopii juuri sinun yrityksesi tarpeisiin parhaiten. Yrityksen tehokkaan ja kannattavan kasvun kannalta on kuitenkin olennaista valita oikean tyyppinen järjestelmä. 

Kirjoituksen tarkoitus on auttaa sinua arvioimaan, kumpi järjestelmä sopii sinun yrityksesi toiminnalle paremmin. Käymme läpi seuraavat aiheet:

Mikä on CRM?

CRM eli asiakastiedon hallintajärjestelmä on osa liiketoimintastrategiaa, jonka tarkoitus on parantaa yrityksen kykyä luoda liidejä, pitää prospektit kiinnostuneina, rakentaa vahvoja suhteita ulkoisiin kontakteihin ja klousata kauppoja.

Kun puhutaan CRM:stä, tarkoitetaan jompaa kumpaa näistä:

  • Strategista toimintaa ja ohjeistusta, jonka avulla myyntiprosessista tulee tehokkaampi ja tuloksellisempi sekä nykyisten että potentiaalisten asiakkaiden kanssa.
  • Toiminnoiltaan monipuolinen ohjelmisto, joka on suunniteltu yrityksen myyntiprosessien sujuvoittamiseen ja tehostamiseen.

Vaikka CRM-ohjelmisto ei ole strategian ainoa osuus, se on strategian täytäntöönpanossa avainasemassa. Onnistunut CRM-strategia hyödyntää CRM-ohjelmiston tarjoamaa dataa liittyen esimerkiksi liidi- ja asiakassuhteiden menestyksekkääseen luomiseen ja sitä kautta datavetoiseen myyntiin.

Myyntitiimien käyttöön suunniteltujen CRM-ohjelmistojen pääasiallinen tarkoitus on luoda selkeä kuva siitä, keitä yrityksen prospektit ovat ja missä ostopolun vaiheessa he milläkin hetkellä ovat. Ohjelmistojen työkalut auttavat viemään liidejä läpi koko myyntiprosessin tarjoten dataa, jonka avulla myyntitekniikoita voidaan kehittää.

Milloin käyttää CRM-järjestelmää?

CRM-strategian käyttöönotto ei ole koskaan liian aikaista. Heti yrityksen perustamisesta lähtien pitäisi olla määriteltynä ohjeistukset siitä, kuinka liidejä hallitaan myynnin eri vaiheissa, kuinka prospektien kanssa kommunikoidaan jne. Menestyvät yritykset käyttävät syystä CRM-järjestelmää monien tärkeiden myyntiaktiviteettiensa hoitamiseen, muun muassa:

Myynnin seuraaminen: Kenelle myydään ja mitä keskusteluja liidien kanssa käydään. Jokaisen liidin kohdalle voidaan kirjata niin aiemmat keskustelut kuin tulevat aktiviteetit.

Sisäänrakennettujen, tehokkaiden työkalujen kuten Pipedriven Smart Contact Datan tai Leadboosterin käyttö liidien ymmärtämiseksi paremmin ja toimivimman lähestymistavan löytämiseksi.

Erityyppisten käsin tehtävien ja aikaa vievien töiden, kuten sähköpostikampanjoiden, puhelujen kirjaamisen, lomakkeiden täyttämisen ja liidien kvalifioinnin automatisointi.

Mittarien seuranta ja myyntitekniikoihin pohjautuvan myyntidatan tuottaminen, mikä mahdollistaa uusien strategioiden testaamisen ja tulosten keräämisen sekä täsmällisen ennustamisen.

Mikä on ERP?

Aivan kuten CRM, myös ERP eli Enterprise Resource Planning on tehokkaan ohjelmiston ympärille rakennettu liiketoimintastrategia. Siinä missä CRM:n katse on ulospäin yrityksestä, keskittyen asiakkuuksiin ja asiakkaaseen, ERP:n tarkoitus on tarkastella organisaation sisäistä toimintaa ja löytää sieltä pullonkauloja.

ERP:n toimintaympäristö on tuotanto. Vaikka ERP:n hyödyt ovat ilmeisiä koko yrityksessä silloin kun kaikki käyttävät sitä tiedon tallentamiseen, on ERP:n pääasiallinen tarkoitus kuitenkin tarkastella kassavirtaa suhteessa tuottavuuden maksimointiin ja osoittaa, missä vaiheessa prosessia ilmenee korkeita kuluja ja viivästyksiä.

CRM keskittyy rahavirran kasvattamiseen, kun taas ERP sisäisten toimintakulujen pienentämiseen.

Milloin ERP:tä tulisi käyttää?

ERP-ohjelmistoja käyttävät pääasiassa suuret yritykset. Toimintaan sisältyy lukuisia monimutkaisia tekijöitä, joiden vuoksi suurten yritysten voi olla liki mahdotonta hallita toimitus- tai arvoketjuja ilman keskitettyä tietolähdettä. Mitä suurempi yritys, sitä enemmän ERP:tä käyttämällä voidaan säästää.

Muita syitä harkita ERP:n käyttöönottoa ovat esimerkiksi:

  • Käytössä oleva järjestelmäratkaisu rajoittaa kasvua.
  • Käytössä olevien järjestelmien yhteensopivuudessa on puutteita, eikä tietoa siirry tiimien välillä sujuvasti tai ilman ongelmia.
  • Tiimien käytössä olevat työkalut ovat puutteelliset, mikä aiheuttaa ongelmia asiakkaiden tarpeisiin vastaamisessa.

Miten ERP toimii?

ERP:n tarkoitus on kerätä koko yrityksen sisäisiin toimintoihin liittyvää dataa, jota saadaan kattavasti silloin, kun organisaation kaikki osastot osallistuvat tiedon syöttämiseen. ERP onkin työkalu, joka ilmoittaa viiveistä tai esimerkiksi tuotannollisista ja henkilöstön rekrytointeihin liittyvistä ongelmista, joilla voi olla vaikutusta yrityksen eri tiimeihin. Näin tiimien on mahdollista havaita ja tunnistaa haasteita ennen niiden muodostumista vakaviksikin ongelmiksi.

Toisin kuin CRM:n kohdalla, ERP:n tarkoitus ei ole tavoitteiden saavuttaminen. ERP on yrityksen jokaista osastoa sekä toimipistettä varten luotu tiedon lähde, jonka avulla seurataan yrityksen kokonaisvaltaista toimintaa, kykyä toimittaa tehdyt tilaukset ja toimintaan liittyviä kuluja.

ERP on vertaansa vailla tarpeettomien kulujen havaitsemisessa ja juoksevien kulujen vähentämisessä. CRM puolestaan keskittyy myyntilukujen ja liikevaihdon maksimoimiseen.

Voiko ERP:tä käyttää osana myyntiä ja markkinointia?

Vaikka ERP:iä ei varsinaisesti ole suunnattu myynti- ja markkinointitiimien käyttöön, on siinä kuitenkin puolia, joista myös myynnissä ja markkinoinnissa voidaan hyötyä. Myyntiprosesseja voidaan hallinnoida käyttäen ERP-ohjelmistoa, muttei yhtä monipuolisesti kuin CRM:n avulla. Kerätty tieto toki kertoo putkien tapahtumista, mutta ei sisällä liideihin liittyvää olennaista informaatiota, yhteydenpitotietoja tai myynnin avainlukuja.

Myynti- ja markkinointitiimit voivat hyödyntää ERP:tä parhaiten käyttämällä sen tarjoamaa tietoa tärkeimpiin asiakkuuksiin liittyvien historiatietojen kartoittamisessa. Tiedon avulla myynnin ja markkinoinnin toimet voidaan ajoittaa sen mukaan, milloin potentiaaliset asiakkaat ovat kaikkein valmiimpia ostamaan. 

Vaikka ERP onkin tehokas apuväline myös myynnille ja markkinoinnille, ei sen lähtökohtaisesti kuitenkaan tulisi korvata datavetoista myyntiä.

Kumpi sitten on parempi, CRM vai ERP?

ERP:n ja CRM:n vastakkainasettelun sijaan on hyödyllisempää ajatella niitä toisiaan täydentävinä järjestelminä. 

Ne toimivat varsin eri alueilla tarjoten hyvin eri tyyppisiä tuloksia ja dataa, mutta niiden ylläpitoperiaatteet ovat samankaltaisia. Ei ole mielekästä miettiä kumpi järjestelmistä on parempi, oleellista on kartoittaa yrityksen tarpeet ja tutkia, kumpi järjestelmä palvelee niitä paremmin. Saatat hyvinkin hyötyä molempien järjestelmien käytöstä.

ERP- ja CRM-integraatiot

CRM-järjestelmiin voidaan lisätä yrityksen tarvitsemia lisätoimintoja ja integroida CRM:ään kolmansien osapuolten ohjelmistoja. Myös ERP voidaan integroida CRM:ään.

Pipedriven CRM-järjestelmään voidaan Zapierin kaltaisen integraatiotyökalun avulla eri tavoin synkronoida useita eri ERP-järjestelmiä. Tapoja on useita:

Koko järjestelmän laajuiset, automaattiset toiminnot, joiden avulla kaikki CRM:n sisällä tapahtuva toiminta, kuten liidien lisääminen, kommunikointi asiakkaiden kanssa ja tehdyt kaupat, rekisteröityvät ERP:hen.

  • Tiedon tarkastelu riippumatta siitä, kumpaan järjestelmään on yhdistettynä.
  • Sisäisen kommunikaation tehostaminen kun tieto liikkuu sujuvasti yrityksen sisällä.
  • Myyntiputkien arvon reaaliaikaisten katsausten mahdollistaminen taloustiimille.
  • Tarjousten tarkkuuden parantaminen ERP:stä saatavan, varastotilanteeseen ja hinnoitteluun liittyvän selkeän ja ajankohtaisen tiedon avulla.
  • Päällekkäisen raportoinnin välttäminen, kun tieto on saatavilla molemmissa järjestelmissä.
  • Mahdollisuus laatia aiempaa täsmällisempiä talousennusteita, kun myyntitiimit pääsevät ERP:stä löytyviin taloustietoihin.
  • ERP:stä saatavan, myyntiprosessien tehokkuudesta kertovan datan avulla voidaan myyntitiimiä auttaa pysymään mahdollisimman kustannustehokkaana.

Vaikka CRM:n ja ERP:n integroiminen ei ole välttämätöntä, on järjestelmien yhteiskäytöstä paljon hyötyä, ja se voidaan oikeiden työkalujen avulla tehdä varsin vaivattomasti.

Lopuksi

Ei siis ole välttämätöntä ”valita puoltaan”, kun vertaillaan CRM:n ja ERP:n eroja ja etuja. Oikein käytettynä molemmista järjestelmistä saadaan valtavasti hyötyä.

CRM ja ERP kannattaa mieltää itsenäisiksi kokonaisuuksiksi, jotka keskittyvät yrityksen toiminnan eri osa-alueisiin tarjoten toisistaan eroavia lopputuloksia, vaikka niiden käyttötavat ovatkin keskenään hyvin samankaltaisia. On syytä muistaa, etteivät CRM ja ERP ole kilpailijoita, vaan oikeissa olosuhteissa käytettynä tehokas työkalupari.

Yrityksen rakenne, koko ja tiimien sijainti määrittävät sen, onko yritystoiminta ERP:n käyttöönoton kannalta sopivassa vaiheessa. Jos vanhoista ohjelmistoista on alkanut tulla yrityksen kasvua ja kysyntään vastaamista rajoittava tekijä, on todennäköisesti oikea aika investoida järjestelmän päivittämiseen.

Tarpeettomista työkaluista ei kannata maksaa, joten niin kuin kaikkien ohjelmistoratkaisujen kohdalla, on viisasta tutkia, mitkä toiminnot ovat yritykselle tarpeellisia ja miten niiden käyttöönotto hoidetaan parhaimmalla mahdollisella tavalla. Kartoittamalla ongelmakohdat ja pohtimalla, kuinka CRM ja ERP (niin erikseen kuin yhdessäkin) voivat niissä auttaa, on helpompaa löytää yrityksen tarpeisiin vastaavat ohjelmistoratkaisut.

Mikä tahansa tiimi hyötyy CRM-järjestelmän käyttämisestä. Heitä tiimiämme chatilla, meilillä tai puhelulla ja kysy lisää ERP-järjestelmän ja CRM-järjestelmän välisistä integraatioista tai pyydä vaikka ilmainen demo markkinoiden parhaasta CRM järjestelmästä.

Lähde: Pipedrive