Takaisin blogiin

Viisi keinoa valjastaa CRM:stä oma henkilökohtainen assistenttisi

CRM-järjestelmät ovat aina olleet mielestäni surkeasti brändättyjä. Kyllä, nimen (Customer Relationship Management) keskiössä on asiakas, kuten pitääkin. Mutta, ”järjestelmä” jo terminä on hyvin luotaantyöntävä suurimmalle osalle meistä. Ensimmäisenä mieleen saattaakin juolahtaa jokin hyvin massiivinen ja kryptinen kokonaisuus täynnä erinäisiä algoritmeja, joista sen kehittäjätkään eivät aina ole selvillä, miten ne toimivat ja mitä niillä alun perin haettiin takaa.

Picture1

Haluaisinkin tässä uudelleenbrändätä CRM-järjestelmät myyjän ja myyntijohdon henkilökohtaisiksi assistenteiksi, sillä sitä nämä ”järjestelmät” parhaimmillaan ovat.

Seuraavaksi esitänkin viisi keinoa, joilla saat valjastettua itsellesi erittäin tehokkaan (ja naurettavan edullisen) henkilökohtaisen assistentin.

1. Kerro assistentillesi tavoitteesi

Assistentin tehtävä on auttaa sinua keskittymään oleelliseen. Siksi sinun tulisi osata kertoa hänelle tavoitteesi rehellisesti ja suoraan, jotta hän onnistuisi tehtävässään parhaiten. Tyypillisesti tällainen tavoite voi olla esimerkiksi tietyllä euromäärällä klousattua uutta kauppaa tietyn ajanjakson sisällä.

Hyvä assistentti tietenkin kysyy sinulta, miten olet aikaisemmin saanut tämän euromäärän diilejä clousattua? Tässä vaiheessa olisikin hyvä avata assistentillesi hieman tarkemmin myynnin pelikirjaasi ja kertoa, miten myynnin matematiikka teidän tapauksessanne toimii.
Esimerkiksi:

  • 15 000 € uutta kauppaa yhdessä kuukaudessa saavutetaan teillä keskimäärin kolmella noin 5 000 euron arvoisella uudella sopimuksella.
  • Yhden sopimuksen aikaansaamiseksi tarvitaan noin kaksi tarjousta
  • Yhden tarjouksen aikaansaamiseksi on tavattava kolme prospektia
  • Yhden tapaamisen aikaansaamiseksi on taas saatava viisi vastattua puhelua eri prospekteilta ja
  • yhden vastatun puhelun aikaansaaminen vaatii keskimäärin viisi soitettua kylmäpuhelua

Noheva assistentti tekeekin tässä nopean laskutoimituksen. Sinun tavoitteesi siis pitäisi kuukaudessa keskimäärin olla:

  • Kuusi tarjousta
  • 18 asiakastapaamista
  • 90 vastattua puhelua prospekteilta ja
  • yhteensä 450 lähtevää puhelua

Assistenttisi kaiken kukkuraksi visualisoi nämä tavoitteesi komeaan taulukkoon ja tekee merkinnän aina, kun pääset yhden askeleen lähemmäs tavoitettasi.

 

Picture2

PRO TIP! Jos kaipaat apua pelikirjan tekemiseen tai päivittämiseen, voit ladata pohjan Myynnin ja markkinoinnin pelikirjaan täältä. Tässä pelikirjassa on käsitelty paitsi myynnin osuus, otettu huomioon myös markkinoinnin sekä teknologian osuus onnistuneessa myyntiprosessissa.

2. Kerro assistentillesi mitä se voi tehdä puolestasi

Avulias assistentti ymmärtää, että sinun on syytä keskittyä työssäsi eniten arvoa tuottaviin asioihin. Näin ollen hänen pitäisi tehdä puolestasi kaikki mahdolliset asiat, jotka hän vain suinkin kykenee. Perinteinen delegoinnin nyrkkisääntö on, että jos joku muu pystyy tekemään 70 % tehtävästä itsenäisesti, pitäisi sinun delegoida tehtävä hänelle.

Asiakkuuksien ja prospektien hallinnassa onkin kosolti tehtäviä, joita voit delegoida assistentillesi, eli CRM:n tapauksessa automatisoida. Assistenttisi voi puolestasi esimerkiksi:

  • Lähettää automatisoidun sähköpostin asiakkaalle palaverin jälkeen viimeisimmistä blogiteksteistänne (sähköpostiautomaatiot)
  • Luoda sinulle automatisoituja tehtäviä tulevaisuuteen perustuen jo aiemmin tehtyihin tehtäviin (automatisoidut aktiviteetit)
  • Hakea automaattisesti yrityksen perustiedot asiakaskortilla (Vainu-integraatio)
  • Varata sinulle ja prospektille sopivan ajan kalenterista seuraavaa tapaamista varten (kalenterin synkronointi ja jakaminen) tai
  • ihan vain tuottaa raporttia päivän/viikon/kuukauden aikaansaannoksistasi (raportointi)

3. Hyvä assistentti kertoo sinulle tämän hetken tilanteen ja osaa ennustaa tulevaa

Assistenttisi parhaita puolia on se, että se osaa silmänräpäyksessä kertoa sinulle mitä olet tehnyt ja miltä tulevaisuutesi (ennusteesi) näyttävät. Raportoinnissa nämä jaetaan perinteisesti lagging- ja leading-indikaattoreiksi.

Laggingilla katsotaan peräpeiliin, siis sitä, mitä on jo tehty: Kuinka monta puhelua on soitettu, monessako tapaamisessa on käyty, miten paljon tarjouksia on lähetetty ja kuinka paljon on klousattu kauppaa.

 

Picture3

Leading-indikaattoreilla assistenttisi taas ennustaa puolestasi, mikä on kaupallinen lopputulos tämän kuun, jos saatat vain nykyiset diilisi maaliin, etkä luo yhtään uutta.

Pidetään mielessä, että assistentilla on hyvä matikkapää ja se osaakin hetkessä vetää yhteen, että jo clousatun 5 000 euron lisäksi tulet myymään noin 10 000 euroa lisää, jos sinulla on kaksi tarjousta vetämässä ja vielä 12 asiakastapaamista kalenterissa – olettaen tietenkin, että ulkona olevien tarjousten asiakkaiden sekä kaikkien vielä tavattavien asiakkaiden on mahdollista tehdä päätös kaupoista jäljellä olevan seurantakauden aikana.

4. Assistentti kertoo sinulle päivän tärkeimmät tehtävät

Assistenteilla on norsun muisti. Jos vain muistat kertoa assistentillesi milloin ja keneen pitää olla yhteydessä tai milloin olet suunnitellut palavereja, hän tuo sinulle joka päivä uunituoreen listauksen kyseisen päivän tehtävistä. Tämä tuokin myyjälle suuren helpotuksen, kun myyjän ei itse tarvitse aina päivän alkajaisiksi muistella mitä tehtäviä pitäisi hoitaa, vaan voikin vain reagoida jo olemassa oleviin aktiviteetteihin.

Assistenttisi osaa myös huomauttaa (edelleen norsun muisti), jos et ole aikatauluttanut uusia tehtäviä tai tehtäväsi ovat myöhässä jonkin prospektin kohdalla. Tällöin assistentti usein väläyttääkin pimeämpää puoltaan vilkuttamalla punaista erilaisissa paikoissa, joten on syytä hoitaa unholaan jääneet tehtävät pikaisesti pois alta.

5. Aikaansaannostesi hehkutus hoituu assistenttisi puolesta

Kun vihdoin saat tarjouksen lähetettyä tai kovan työn tuloksena kaupan maaliin, voit aina luottaa assistenttiisi, että hän varmasti muistaa hehkuttaa siitä koko organisaatiolle puolestasi. Tämä hoituu assistentiltasi yleensä siten, että hän laittaa yrityksenne käyttämään pikaviestipalveluun (Slack, Teams, Google Chat tai muu vastaava) tiedon koko organisaatiolle tapahtuman kohteesta ja arvosta. Näin ollen sinun (varsinkin, jos olet introverttia tyypiä) ei tarvitse hehkuttaa aikaansaannoksiasi. Päinvastoin, voit laittaa kaiken energiasi seuraavan diilin aikaansaantiin ja ottaa ihailun vastaan.

 

Picture4


Lopuksi

Jos sinusta tuntuu, ettei nykyinen CRM-järjestelmäsi toimi kuten aiemmin kuvailtu superassistentti, on aina hyvä palata alkuun miettimään nykyisiä prosesseja, käytäntöjä ja tavoitteita. Mitä odotat assistentiltasi ja osaatko valjastaa hänet hommiinsa oikein? Parhaimmatkin assistentit tarvitsevat perehdytyksen tehtävään, niin myös CRM-järjestelmä.

Mikäli et pääse puusta pidemmälle tai kaipaat ammattilaisen tukea CRM-järjestelmäsi tehostamiseen, autamme mielellämme. ”Säästin ja tein itse” harvoin toimii tässäkään tapauksessa, joten ammattilaisen avulla varmistat sujuvan ja tehokkaan työnteon. Voit ottaa meihin yhteyttä ihan vain keskustelun merkeissä tai miettiessäsi suurempaakin CRM-remonttia.